Software de gestão de salas

Way2MeetingRoom: reservas de salas integradas com Outlook e Google Calendar

Gestão e reserva de salas

Reservas de salas simples, sem conflitos nem salas vazias

O Way2MeetingRoom é o software da W4M para gerir e reservar salas de reunião. Liga-se ao Microsoft 365/Outlook e ao Google Calendar, mostra à porta de cada sala se está livre ou ocupada e liberta as salas reservadas que ficam vazias. Para centros de negócios, edifícios corporativos, hotéis, espaços de coworking e instituições públicas.

Fácil de usar: reserva no calendário que a equipa já usa
Sem salas fantasma: check-in e libertação automática
Estado de cada sala em tempo real, num ecrã à porta
Reserva de salas e de serviços: catering, projetor, videoconferência

Pedir demonstração Ver como funciona

Terminal Way2MeetingRoom à porta de uma sala de reunião livre

Integra com os calendários que a sua equipa já usa

Como funciona

Da reserva à sala ocupada, sem esforço

Os colaboradores não mudam de hábitos: reservam no calendário e o Way2MeetingRoom trata do resto.

Outlook
Google Calendar
Portal web

Marque a reunião no Outlook, no Google Calendar ou no portal web e escolha a sala.

Onde se usa

Gestão de salas para qualquer espaço partilhado

De uma única sala a centenas de espaços em vários edifícios.

Edifícios corporativos
Salas de reunião de várias equipas, pisos e departamentos.
Centros de negócios
Salas e serviços reservados por clientes e parceiros.
Espaços de coworking
Reserva autónoma por membros, com regras e perfis.
Hotéis
Salas de eventos e reuniões com serviços associados.
Instituições públicas
Câmaras municipais, universidades e serviços com salas partilhadas.
Centros de formação
Salas, recursos e serviços para cursos e eventos.

Funcionalidades

Tudo o que a gestão de salas precisa

Integrado com o que já existe na sua organização.

Reservar

Integração com calendários
Sincronização nos dois sentidos com Microsoft 365/Outlook e Google Calendar, com reservas recorrentes.
Reserva espontânea
Uma sala livre reserva-se no próprio terminal e o calendário atualiza-se sozinho.
Portal web interno
Agenda própria, sem calendários externos, com aviso de conflitos e notificações por email.

Na porta da sala

Terminal de sala tátil
Estado da sala, reunião atual e próximas reservas, visíveis à distância.
Check-in e libertação automática
Por credenciais, PIN, RFID ou QR Code; sem check-in, a sala volta a ficar livre.
Design à medida
Logótipo, cores, imagem de fundo e widgets com a identidade da organização.

Gerir e medir

Gestão centralizada
Todas as salas e terminais num painel web, com monitorização e atualização remota.
Perfis e permissões
Regras por utilizador, equipa ou perfil: prioridades, limites de tempo e acessos.
Relatórios de ocupação
Ocupação real, picos, no-shows e reservas espontâneas, exportáveis em CSV e PDF.

Portal Way2MeetingRoom para reserva de salas e pedido de serviços adicionais

Reserva de salas e serviços

Um catálogo de serviços junto com cada reserva

Clientes, parceiros e colaboradores reservam a sala e pedem, no mesmo passo, os serviços de que precisam. O catálogo é configurado pela organização.

Portal externo por link partilhado ou subdomínio próprio
Aprovação opcional antes de confirmar a reserva
Confirmação por email com código de check-in
Histórico por entidade, pronto para faturação

Catering
Projetor
Videoconferência
Flip chart
Logística

Formação · Grupo Sonae

No Belmiro de Azevedo Learning Centre (BALC), salas, serviços e recursos complementares reservam-se no mesmo sistema.

Ver o caso Sonae BALC →

Integração com a Way2Digital Signage

Ecrãs que informam antes de entrar na sala

Ligado à Way2Digital Signage, o Way2MeetingRoom leva a disponibilidade das salas aos ecrãs de corredor e receção, e põe os terminais livres a mostrar conteúdos informativos ou profissionais.

Disponibilidade de todas as salas em ecrãs de corredor e lobby
Campanhas e comunicações agendadas nos terminais de sala
Vídeos, comunicações internas e notícias nos terminais livres
Terminais e ecrãs geridos no mesmo painel

Conhecer a Way2Digital Signage →

Ecrã de corredor com a disponibilidade das salas e conteúdos da Way2Digital Signage

Relatórios e analytics

Dados reais para decidir sobre o espaço

Saiba que salas são mesmo usadas, quando e por quanto tempo.

Taxa de ocupaçãoPor sala, departamento e edifício, com comparação entre períodos.
Tempo reservado vs. usadoDuração real das reuniões face ao tempo reservado.
Períodos de picoHoras e dias de maior procura e salas sobrecarregadas.
No-shows e salas fantasmaReservas sem check-in e salas libertadas automaticamente.
Reservas espontâneasO que se reserva no terminal e o que vem do calendário.
Dashboard ao vivoEstado atual de todas as salas e exportação em CSV e PDF.

Eficiência energética e sustentabilidade · SmartHive

Salas que poupam energia quando ninguém as usa

Ligado à plataforma SmartHive, o Way2MeetingRoom junta o calendário à realidade da sala: sabe se está reservada, se está mesmo ocupada, em que condições e quanta energia consome.

Energia por sala: climatização e iluminação desligam com a sala vazia e voltam a ligar quando chegam os participantes
Consumo à vista: energia de cada sala no mesmo dashboard da reserva e da ocupação
Ar mais saudável: CO₂, temperatura, humidade e COV por sala, com ventilação automática
Ocupação real: sensores de presença confirmam se a sala está a ser usada
Menos salas vazias: sem pessoas na sala, ela é libertada, mesmo com check-in feito
Relatórios cruzados: ocupação real vs. reservada, com prova dos sensores

Conhecer a SmartHive →

Dashboard de salas com ocupação real, qualidade do ar e consumo de energia, com Way2MeetingRoom e SmartHive

Perguntas frequentes

Dúvidas sobre a gestão de salas

As perguntas que mais nos fazem antes de uma demonstração.

Que problema resolve o Way2MeetingRoom?

Acaba com as salas reservadas que ficam vazias, os conflitos de agendamento e a falta de visibilidade sobre a utilização real dos espaços. Com dados de ocupação por sala, piso ou departamento, as decisões sobre o espaço passam a ser fundamentadas.

O Way2MeetingRoom integra com Outlook e Google Calendar?

Sim. A sincronização é feita nos dois sentidos com Microsoft 365/Outlook e com Google Calendar, sem instalar nada nos computadores. As reservas feitas no calendário aparecem no terminal da sala e as feitas no terminal aparecem no calendário.

Como se faz o check-in na sala?

Por credenciais, PIN, cartão RFID ou QR Code. Se ninguém fizer check-in no tempo definido, a sala é libertada automaticamente.

Que equipamento é preciso à porta da sala?

Um terminal tátil de 10 polegadas com leitor QR Code e RFID, alimentado por PoE. A solução também funciona com TVs WebOS, monitores HDMI e tablets Android que a organização já tenha.

Clientes externos podem reservar salas e serviços?

Sim, através de um portal próprio. O cliente escolhe a sala, a data e a hora e pede serviços como catering, projetor ou videoconferência, a partir de um catálogo configurado pela organização, com aprovação opcional.

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