Plataforma Way2MeetingRoom

PLATAFORMA WAY2MEETING ROOM

Plataforma Way2Meeting Room

Software de Gestão e Reservas de Salas

O Way2MeetingRoom é o sistema de gestão de salas da W4M, desenvolvido para simplificar a gestão de salas de reunião e otimizar a ocupação dos espaços nas organizações.
Este software de gestão de salas permite reservar, monitorizar e controlar salas de reunião ou eventos de forma centralizada, eficiente e totalmente alinhada com o dia a dia empresarial.

O Way2MeetingRoom oferece uma gestão simplificada da ocupação, eliminando conflitos de agenda, reservas duplicadas e salas inutilizadas, enquanto melhoram a experiência dos utilizadores e a produtividade das equipas.

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O Way2MeetingRoom é o sistema de gestão de salas da W4M, desenvolvido para simplificar a gestão de salas de reunião e otimizar a ocupação dos espaços nas organizações.

Gestão de Salas Simplificada e Integrada

O Way2MeetingRoom transforma a forma como as organizações gerem os seus espaços de reunião.
A plataforma permite um controlo total sobre a disponibilidade, ocupação e utilização das salas, reduzindo reservas duplicadas, evitando “no-shows” e maximizando o aproveitamento dos recursos existentes.

A solução foi concebida para empresas, edifícios corporativos, espaços de coworking, instituições públicas e ambientes híbridos, onde a eficiência na utilização das salas é crítica.

Funcionalidades principais

O Way2MeetingRoom torna o agendamento e controlo das salas fácil. Esta solução é ideal para ambientes corporate, edifícios empresariais, espaços de coworking, instituições públicas e organizações com múltiplas salas ou localizações.

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Gestão Inteligente da Ocupação das Salas

O Way2MeetingRoom monitoriza a ocupação das salas em tempo real, permitindo identificar disponibilidade efetiva, padrões de utilização e picos de procura. Esta gestão inteligente ajuda a maximizar o aproveitamento dos espaços e a reduzir salas subutilizadas.

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Integração com Outlook e Office 365

A solução integra-se nativamente com Outlook e Office 365, permitindo reservar e gerir salas diretamente a partir do calendário habitual. A sincronização evita conflitos, elimina duplicações e garante que a ocupação real corresponde sempre às reservas efetuadas.

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Interface Digital à Entrada da Sala

Cada sala pode dispor de um ecrã digital que apresenta, em tempo real, o estado da sala, reservas atuais e próximas reuniões. A interface permite consultar informação, confirmar presença ou efetuar reservas locais de forma simples e intuitiva.

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Check-in Automático e Eliminação de Reservas Fantasma

O sistema de check-in permite confirmar a presença através de credenciais, PIN, RFID ou QR Code. Caso o check-in não seja realizado, a sala é automaticamente libertada, eliminando reservas fantasma e aumentando a disponibilidade efetiva dos espaços.

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Reservas Locais e Reuniões Espontâneas

Para necessidades de última hora, o Way2MeetingRoom permite reservas locais diretamente no ecrã da sala. Os utilizadores identificam rapidamente espaços livres e iniciam reuniões espontâneas, garantindo flexibilidade total sem comprometer a organização global.

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Relatórios de Utilização e KPIs

A plataforma disponibiliza relatórios detalhados por sala ou departamento, com dados de ocupação, horários de maior procura, cancelamentos e no-shows. Estes indicadores apoiam decisões estratégicas sobre otimização, reorganização e planeamento dos espaços.

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Gestão Centralizada de Salas

Todas as salas e ecrãs são geridos a partir de um painel centralizado, com monitorização em tempo real e atualização remota. Esta abordagem simplifica a administração, garante consistência operacional e facilita a gestão em ambientes com múltiplas salas ou localizações.

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Segurança e Controlo de Acessos

A plataforma garante um acesso seguro através de autenticação controlada, assegurando que apenas utilizadores autorizados podem reservar e utilizar as salas. Esta funcionalidade reforça o controlo interno, protege a informação e assegura uma utilização adequada dos espaços.

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Gestão de Permissões e Perfis de Utilização

A solução Way2MeetingRoom permite definir regras de acesso por utilizador, equipa ou tipo de perfil. É possível configurar prioridades, limites de tempo de utilização e permissões específicas, assegurando uma utilização equilibrada das salas em ambientes corporate ou coworking.

Uma Solução Integrada no Ecossistema Way2Digital Signage

O Way2MeetingRoom complementa a plataforma Way2Digital Signage, integrando gestão de salas, comunicação visual e sinalética digital num único ecossistema tecnológico.

Uma solução completa que permite transmitir conteúdos, ao mesmo tempo que apresenta o sistema de reservas de salas.